Compliance Management Software

Die Datenbank unserer Compliance Management Software verbindet eine praktikable Softwarelösung mit der nachhaltigen Einführung der Organisation des Technischen Rechts zu einem echten PROGRAMM. Selbstverständlich werden die Systemanforderungen zertifizierbarer Managementsysteme, wie z.B. ISO 9001, ISO 14001, EMAS, OHSAS 18001 oder ISO 50001 unterstützt.

Sie werden in der Verwaltung und Organisation der gesetzlichen und bescheidmäßigen Pflichten im Betrieb unterstützt. Lassen Sie sich von der Anwenderfreundlichkeit und Übersichtlichkeit der Tabellen, Masken, Such- und Abfragefunktionen und den standardisierten Auswertungen überzeugen.
Die maßgeschneiderte Software basiert auf einer relationalen Datenbank und kann den Mitarbeitern auch per Browser (WEB-Anwendung) zur Verfügung gestellt werden. Sie greifen von Ihrem Computer oder Mobilgerät über eine sichere WEB-Seite mit Benutzernamen und Passwort zu.

Unser Comnpliance+web bietet zurzeit folgende Lösungen und wird ständig erweitert.

Bescheidverwaltung

Bescheidverwaltung das heißt alle gesetzlichen Dokumente (Bescheide, Genehmigungen, Auflagen, Planunterlagen, Behördenschriftverkehr, Dokumente zur Auflagenerfüllung jederzeit abrufen zu können. Unser Softwaresystem garantiert dass Verantwortliche sich jederzeit über Auflagen, zuständige Personen und Erfüllungsstatus informieren können und so die Rechtssicherheit des Unternehmens sicher gestellt ist.

Gesetzesverwaltung

Eine Rechtsdatenbank stellt den rechtskonformen Zustand in Ihrem Unternehmen dar. Die Pflichten des technischen Rechts werden mithilfe Gesetzesverwaltung mit einer Rechtsdatenbank gemanagt. Wir bieten Ihnen ein maßgeschneidertes Werkzeug, das diesen hohen Anforderungen gerecht wird. Mit unserer Softwarelösung verwalten und dokumentieren Sie EU-Richtlinien und Verordnungen, Bundes- und Landesgesetze sowie Verordnungen, Pflichten, Termine und Verantwortlichkeiten.

Normenverwaltung

Normen (zB DIN, EN, ISO, ÖNORMEN, TRVB, OIB) sind entweder per Gesetz als verbindlich erklärt, oder stellen den Stand der Technik dar. Hier bedarf es einer effizienten Mit einer Normenverwaltung Normenverwaltung. Als erster Schritt ist zu definieren, welche Normen für die Be­triebsanlagen und deren Produkte relevant sind. Weiters sind die relevanten Normen bei den sogenannten Regelsetzern (Beuth Verlag, Austrian Standards,…) zu erwerben. Mit unserer Datenbank können Sie die Normen systematisch ablegen, Pflichten, Zuständigkeiten und Termine definieren. Bei Bedarf ist eine Verknüpfung zu den Normdokumenten der Regelsetzer möglich.

Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung mit unserer Softwarelösung hilft Termine und Fristen für alle wichtigen Verträge im Unternehmen zu managen und strukturiert zu verwalten.

Auditverwaltung

Für Konzerne ist die Auditverwaltung bestens geeignet, um allen internationalen Anforderungen zu entsprechen.

Begehungsverwaltung

Werden Begehungen von Betriebsanlagen durchgeführt, können die Ergebnisse direkt in der Begehungsverwaltung erfasst und Korrekturen unmittelbar eingeleitet werden.

Unterweisungs- und Schulungsverwaltung

Unterweisungen und Schulungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz sind gesetzlich festgelegt. Unserer Software für Unterweisungsverwaltung und Schulungsverwaltung sichert deren Dokumentation.

Software Arbeitsplatzevaluierung

Für Sicherheitsfachkräfte stellen wir Software Arbeitsplatzevaluierung zur Verfügung.

Arbeitsstoffverwaltung

Erstellen Sie Betriebsanweisungen, Freigaben oder Verbote mit der Arbeitsstoffverwaltung für alle Arbeitsstoffe im Unternehmen.

Unfallverwaltung

Ist ein Unfall passiert, wird dieser aufgenommen und dokumentiert. Unser Softwaretool Unfallverwaltung unterstützt danach auch bei der verpflichtenden Maßnahmensetzung.

Brandschutz

Das Software-Tool Brandschutz unterstützt Brandschutzbeauftragte bei der Umsetzung des technischen und orgaisatorischen Brandschutzes.

Abfallverwaltung

Ressourcenschonung ist für die Abfallverwaltung ein bedeutsames Thema und schlägt sich auch in den gesetzlichen Vorschriften nieder.

Energiedatenverwaltung

Zahlreiche Funktionen bietet das Modul Energieverwaltung, das ein effizientes Energiemanagement im Unternehmen unterstützt.

Facility Management Software

Für das Facility Management wurde eine eigene Facility Management Software entwickelt. Dazu gehören die Wartung und Instandhaltung mit der kaufmännischen und technischen Investitionsplanung ebenso wie die Optimierung der Geschäftsabläufe und die Prozessoptimierung.

Vorteile einer Compliance Software

Noch nicht überzeugt, dann lesen Sie weiter warum Compliance ohne entsprechende Compliance Software heutzutage kaum mehr durchführbar ist.

Man kann versuchen ein vernünftiges Compliance Management über einen Karteikasten oder ein Tabellenkalkulationsblatt aufzubauen, aber zeitgemäß ist das nicht mehr. Mit dem Karteikasten verliert man schon allein wegen der zu verwaltenden Informationsmenge schnell den Überblick. Etwas mehr Komfort bietet die Tabellenkalkulation, hier kann man zumindest noch schneller große Datenmengen mit Funktionen analysieren, in den Einträgen suchen oder nach bestimmten Kriterien filtern. Aber in den zweidimensionalen Tabellen kann man nur schwer komplexere Zusammenhänge darstellen. Außerdem hat eine derartige Datei unbequeme Einschränkungen: Es kann immer nur einer damit arbeiten, man kann keine Unterlagen damit verknüpfen und sie haben eine Neigung dazu, sich schon durch kleine Bedienungsfehler leicht verstümmeln zu lassen.

Compliance ohne modernen Softwarelösungen das ist kaum mehr vorstellbar. Im Folgenden einige der wesentlichen Vorteile einer Compliance Software:

Datenbankfunktionen

Kern einer Compliance Software dürfte immer eine relationale Datenbank sein. Damit gelingt es nicht nur, große Datenmengen schnell und bequem zu handhaben (wenn sie denn einmal eingegeben sind). Die Daten lassen sich auch auf komplexe Weise miteinander verknüpfen. So kann man nicht nur die gesetzlichen Verpflichtungen anlegen und verwalten, sondern auch die für die Einhaltung notwendigen Mitarbeiter oder die Gesetze bzw. Bescheide, in denen die Verpflichtungen stehen. Man kann eine Struktur seiner Betriebsanlage anlegen,  einen Bescheid mit der damit genehmigten Anlage verknüpfen, die Anlage wiederum mit dem verantwortlichen Betriebsleiter und dann z.B. für den Betriebsleiter herausfiltern, für welche Anlagen er zuständig ist, mit welchen Bescheiden die jeweils genehmigt sind und welche Auflagen er jeweils pro Anlage beachten muss – und ob er das auch wirklich überall tut.

Verbindet man die Mitarbeiterdatei mit den kompetenzbildenden Maßnahmen, wie Schulungen und Unterweisungen, kann abgeglichen werden, ob einem Mitarbeiter bereits das nötige rechtliche Wissen vermittelt worden ist, um eine Aufgabe zu erfüllen.

Anbindung an andere Medien

Eine moderne Software lässt in den meisten Fällen Verknüpfungen ins Web via Hyperlink zu. Im Compliance-bereich kann man damit rasch an weitere Informationen herankommen, ohne sie selbst in ein System eingeben zu müssen. Zugriffe auf das Rechtsinformationssystem des Bundes oder das EUR-Lex bieten sich hier ebenso an, wie Verlinkungen zu den Informationsseiten der Ministerien oder der Wirtschaftskammer. Wo bereits Daten über eine Web-Applikation verwaltet werden (z.B. im EDM Portal), ermöglicht diese Anbindung auch dorthin einen raschen und unkomplizierten Zugriff.

Dokumentenmanagement

Eine weitere im Compliance Management nützliche Funktionalität ist, dass man beliebig viele Dokumente mit einem Datensatz verknüpfen kann. Verknüpft man beispielsweise zu einem Bescheid das eingescannte Bescheiddokument nebst den Einreichunterlagen (technische Beschreibungen, Pläne etc.) und zu den zugehörigen Auflagen jeweils das Dokument, das die Einhaltung der Auflage bestätigt, hat man zu den oben genannten Datenbankfunktionen auch bereits eine Bescheidverwaltung, in der alle relevanten Unterlagen sicher abgelegt sind. Wenn ein Projektleiter die Erweiterung einer Anlage einreichen soll, kann er sich alle relevanten Vorinformationen zu der Anlage herausfiltern, ohne seinen Arbeitsplatz verlassen zu müssen und ohne dass ein Ordner ausgeliehen werden muss, der dann später fehlt, weil er versehentlich nie zurückgegeben wurde.

Workflow

Bei vielen rechtlichen Verpflichtungen muss regelmäßig wiederkehrend etwas unternommen werden – Messungen, Prüfungen, Wartungen, Meldungen. Eine Compliance Software bietet die Möglichkeit, zu diesen regelmäßigen Terminen Aufgaben anzulegen, die von einem Zuständigen an das System als erledigt zurückgemeldet werden müssen. Dieser wird vom System rechtzeitig vorher darauf aufmerksam gemacht (z.B. durch ein Email), dass es wieder mal soweit wäre. Es lässt sich auch einrichten, dass ein Vorgesetzter informiert wird, wenn die Aufgabe nicht rechtzeitig umgesetzt wird. Das System erkennt weiters von selbst, wenn es zu einer Verpflichtung eine überfällige Aufgabe gibt und bewertet dann diese Verpflichtung als nicht eingehalten.

Dieselbe Aufgabenfunktion kann zur Maßnahmenbearbeitung im Fall von entdeckten Rechtsmängeln (etwa im Zuge einer Begehung durch die Präventivfachkräfte) verwendet werden. Die modernen mobilen Endgeräte erlauben dazu bereits, dass die Sicherheitsfachkraft, die einen Mangel entdeckt, noch vor Ort ein Foto davon macht und dieses mit einem neuen Auftrag direkt ins System einspeist.

Schließlich lassen sich dann aus dem System alle Auswertungen herausfahren, die benötigt werden, um die Einhaltung der Verpflichtungen zu bewerten und der obersten Leitung alle Informationen zukommen zu lassen, die sie für Ihre Managementbewertung benötigt.

Compliance Software kann somit ein mächtiges Werkzeug sein, um die Rechtssicherheit sicher zu stellen. Aber die Software Entwicklung schreitet zudem weiter mit Riesenschritten voran – wer weiß, was die Zukunft noch so an nützlichen Funktionen bringen wird.

Compliance Beratung mit vorhandener Software

Sie besitzen schon eine andere Compliance Management Software? Unsere Software Compliance+web  ist keine Bedingung für unsere Compliance Dienstleistung, wir arbeiten auch mit schon vorhandener Kundensoftware und stellen Ihre Compliance sicher.

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