Compliance ohne Chaos: Gesetzes+ Normenregister richtig erstellen und pflegen

Warum sollte man ein Gesetzes + Normenregister einführen?

Ein systematisch aufgebautes und gepflegtes Register ist weit mehr als eine formale Pflicht. In diesen Registern werden gesetzliche und normative Anforderungen, welche für den Betrieb tatsächlich relevant sind, vereinfacht dargestellt.

Gleichzeitig erfüllt der Betrieb zentrale Compliance-Anforderungen, wie sie beispielsweise in Managementsystemen nach ISO 14001, ISO 45001 oder ISO 50001 gefordert sind. Ohne ein strukturiertes Register ist ein solcher Nachweis kaum möglich.

Ein Gesetzesregister bündelt alle relevanten Vorgaben an einem zentralen Ort. Statt verstreuter Informationen, persönlicher Wissenssammlungen oder unübersichtlicher Dokumente entsteht eine klare Übersicht:

• Welche Gesetze und Normen gelten?
• Für welche Unternehmensbereiche sind sie relevant?
• Welche Inhalte müssen konkret umgesetzt werden?

Entspannt durch Audits und Kontrollen

Interne Audits, Zertifizierungsaudits oder Behördenkontrollen sind für viele Betriebe mit erheblichem Aufwand verbunden. Ein gepflegtes Gesetzes- und Normenregister erleichtert diese Situationen erheblich.

Auditor*innen und Prüfer*innen erwarten den Nachweis, dass rechtliche Verpflichtungen systematisch ermittelt, bewertet und überwacht werden. Mit einem aktuellen Register kann der Betrieb diese Anforderungen schnell, strukturiert und nachvollziehbar erfüllen und stellt daher einen klaren Pluspunkt bei jeder Prüfung dar.

Ein Gesetzes+ Normenregister kann natürlich beispielsweise in einer Excel Datei geführt werden. Softwarelösungen ermöglichen jedoch eine deutlich effizientere Einarbeitung von Änderungen und Aktualisierungen.

Klare Verantwortlichkeiten und Nachvollziehbarkeit

Ein Gesetzes+ Normenregister beschränkt sich nicht auf die bloße Auflistung von Anforderungen. Es soll auch definiert werden, wer für welche Themen verantwortlich ist. Dadurch werden Zuständigkeiten eindeutig geregelt und die Organisations- und Aufsichtspflichten der Führungskräfte unterstützt. Jeder Paragraph sollte in klarer, eindeutig vereinfachter Form in einem Pflichtentext formuliert werden. Aus jeder „Pflicht“ sollte jedenfalls ein Auftrag resultieren, um sicherzustellen, dass diese Anforderung auch im Betrieb umgesetzt wird – „wer macht was bis wann?“.

Definieren Sie einen EHS-Manager*in bzw. eine/n Compliance Manager*in inkl. Stellvertretung, sodass gerade bei Personalwechsel oder längeren Abwesenheiten die Umsetzung gesetzlicher Pflichten nachvollziehbar gewahrt bleibt und binden Sie die Fachbereiche Ihres Unternehmens im laufenden Prozess ein.

Systematische Aktualisierung statt reiner Dokumentation

Ein weiterer entscheidender Vorteil liegt in der Verknüpfung von Recht und Praxis. Relevante Anforderungen werden nicht nur identifiziert, sondern gezielt in betriebliche Maßnahmen übersetzt.

Das Gesetzes+ Normenregister kann somit als Grundlage dienen für:

• Arbeits- und Verfahrensanweisungen
• Schulungen und Unterweisungen
• operative Prozesse und Kontrollen

So wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein aktiv gesteuertes Element des Managementsystems.

Da sich Gesetze und Normen regelmäßig ändern, ist es wichtig, bei all den Neuerungen den Überblick zu behalten. Ein regelmäßig gepflegtes Register sorgt dafür, dass der Betrieb stets auf dem aktuellen Stand bleibt.

Gesetzesänderungen oder neue Anforderungen werden frühzeitig erkannt und können rechtzeitig umgesetzt werden. Überprüfen Sie beispielsweise alle 2 Monate über einen Kurzcheck Ihrer relevanten Quellen, ob es Änderungen gegeben hat und achten Sie auf regelmäßige Aktualisierungen des gesamten Registers.

Wird eine neue Norm veröffentlicht oder gar durch eine neue Version überholt, wird meist die vorherigen Norm vom jeweiligen Normungsinstitut zurückgezogen und ist somit nicht mehr gültig. Daher ist es auch wichtig, diese ständig im Auge zu behalten, um stets auf dem aktuellsten Stand der gültigen Vorschriften zu sein.

Das schützt den Betrieb vor überraschenden Anpassungen und vermeidet, dass veraltete Regelungen unbemerkt weiter angewendet werden.

Achten Sie vor allem bei Änderungen in Ihrem Unternehmen darauf, ob wirklich alle relevanten Rechtsvorschriften enthalten sind bzw. ob Sie neue Rechtsquellen benötigen.

Wirtschaftliche Vorteile sichern

Auch wirtschaftlich zahlt sich ein Register aus. Rechercheaufwand wird reduziert, Rückfragen lassen sich schneller klären, und Entscheidungen basieren auf einer verlässlichen Informationsgrundlage. Management und Fachabteilungen profitieren gleichermaßen von der klaren Struktur und Aktualität.

Nicht zuletzt stärkt ein professionell geführtes Gesetzes- und Normenregister das Image des Unternehmens. Kund*innen, Geschäftspartner*innen und Behörden erkennen, dass der Betrieb verantwortungsvoll, strukturiert und rechtskonform handelt, was einen nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil darstellt.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Erstellen eines Gesetzes+ Normenregister
• Bewertung der Gesetze, Normen und Pflichten
• Definition von Aufträgen
• Sicherstellen der laufenden Aktualisierung
• Auswertungen für Interessensgruppen (zentraler Überblick für Management, Beauftragte, Behörden, Auditor*innen, Versicherungen)

Ein Gesetzes- und Normenregister schafft echten Mehrwert für den Betrieb. Richtig umgesetzt, wird es zu einem zentralen Steuerungsinstrument für Rechtssicherheit, Effizienz und nachhaltiges Management.

Rechtssicherheit mit System: Maßgeschneiderte Gesetzes- und Normenregister aus einer Hand

Wir bieten Ihnen ein umfassendes Service zu den oben genannten Themen an.

Wir erstellen für Sie übersichtliche und maßgeschneiderte Gesetzes- und Normenregister, die alle relevanten Gesetze, Verordnungen, Normen und vertraglichen Anforderungen bündeln. Sie bilden eine verlässliche Grundlage für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und unterstützen dabei, Risiken und Haftungen zu minimieren.

Gleichzeitig halten wir Sie laufend über Gesetzesänderungen und neue Normen informiert. Unsere Jurist*innen und Techniker*innen verfolgen die aktuelle Rechtslage kontinuierlich und stellen Ihnen regelmäßig aktualisierte Informationen zur Verfügung, damit Sie jederzeit rechtskonform handeln können.