COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM

Sie wollen rechtliches Risiko in Ihrem Unternehmen ausschließen – dann müssen Sie Ihre Pflichten kennen und verwalten: Dazu dient das Legal Compliance Management System. Von der Beratung zu Teilaufgaben im Compliance Bereich bis hin zum Komplettpaket: Wir bauen Ihr System auf! Wir halten Ihr System am Laufen!

Im ConPlusUltra Beratungsteam erarbeiten JuristInnen gemeinsam mit TechnikerInnen die passende Legal Compliance Lösung für Ihr Unternehmen und unterstützen Sie bedarfsgerecht bei der Umsetzung.

Rechtsregister Gesetze

Zunächst sind die Vorgaben aus Bescheiden (Rechtsregister Bescheide und Genehmigungen) und Gesetzen (Rechtsregister Gesetze) zu erheben und strukturiert zu erfassen, gegebenenfalls auch mit Software-Unterstützung.
Pflichten aus Gesetzen, Verordnungen, Richtlinien und Normen im Technischen Recht (Umwelt-, Energie-, Anlagen-, Arbeitsschutz, Produkte) können von Unternehmen nur erfüllt werden, wenn sich die handelnden Personen deren auch bewusst sind. Um die gesetzlichen Pflichten auch erfüllen zu können und rechtskonform zu handeln, bieten wir das Rechtsregister Gesetze, mit dem, für den Aufbau und die Aufrechterhaltung eines Compliance Systems, die relevanten Pflichten aus den anzuwendenden  Gesetzen und Verordnungen systematisch gefiltert und gefunden werden können. Mit unseren erprobten Checklisten erfragen Juristen und Techniker relevante Informationen über den Betrieb. Aus den Interviews können alle anzuwenden Rechtsquellen und die entsprechenden Pflichten des Unternehmens erfasst und Rechtsquellen- und Rechtspflichtenregister und angelegt werden.  Die Resultate werden dokumentiert und präsentiert, wobei diese Kriterien folgen. Der Kunde erhält Antworten, warum ein Gesetz oder eine Verordnung anzuwenden ist, welche Pflichten damit verbunden sind, ob diese schon erfüllt sind und eine Auflistung von Mängel und Verbesserungsmöglichkeiten.
Aber es sind auch die Pflichten aus den individuellen Anlagengenehmigungsbescheiden relevant. Diese Pflichten sind allgemein als „Auflagen“ bekannt. Auch dafür haben wir ein Angebot als „Rechtsregister Bescheide und Genehmigungen“ entwickelt. Alle Daten können in ein vorhandenes Softwarewerkzeug eingepflegt werden. und dienen als Grundlage eines softwareunterstützten Compliance Management Systems.

Bescheidablagesystem

Alle zur Rechtskonformität notwendigen Unterlagen und Dokumente sollten immer zur Verfügung stehen und abrufbar sein, dies kann ein Bescheidablagesystem leisten. Die Komplexität und Anzahl der Dokumente zur Auflagenerfüllung (Bescheide, Verhandlungsschriften, Planunterlagen, Behördenschriftverkehr, etc.,) bedingen eine systematische Aufarbeitung, damit diese von den Verantwortlichen Personen im Betrieb jederzeit gefunden werden können. Auch dafür hat ConPlusUltra eine Ablagesystematik konzipiert, welche von den zuständigen MitarbeiterInnen leicht befolgt werden kann. Zum Abschluss werden Verfahrensanweisungen festgehalten und in die Aufbau und Ablauforganisation integriert, der Beginn eines Compliance Management Systems, in dem  die Verantwortlichen im Betrieb jederzeit über die Legal Compliance des Unternehmens Auskunft zu geben können.

Auftragsmanagement und Auftragsverwaltung 

Ohne Auftragsmanagement und Auftragsverwaltung ist ein Compliance Management System nicht möglich. Dazu gehören das Delegieren von Aufträgen und das Management der Compliance Datenbank als wichtige Punkte im Compliance Management System.
Nach Festlegung des Projektkonzeptes müssen die Aufträge nachverfolgt werden, dies geschieht durch Information der Mitarbeiter, welche für die Aufgabenerfüllung verantwortlich sind. Weiters ist stichprobenartig zu prüfen, ob die Eingaben korrekt sind und über den Stand der Erfüllung berichten. Unter Aktualisierung und laufende Bedienung der Compliance Datenbank verstehen wir Leistungen wie Eingabe von neuen Gesetzen und Bescheiden, Auflagen oder Pflichten, eine Formulierung daraus resultierender Aufträge, deren nachfolgende Delegation an die entsprechenden MitarbeiterInnen, oder die Eingabe von Fristen und Wartung der Software hinsichtlich Änderungen bei Anlagen und Verantwortlichen.
Das Aktualisieren der Compliance Datenbank muss regelmäßig erfolgen, das gesamte Management der Datenbank kann natürlich auch ausgelagert werden, welches Bescheideingabe, Auftragsformulierung, Delegation von Aufträgen, Festlegung von Erledigungsfristen oder auch Software-Wartung beinhaltet.

Weiters bedarf es einer Standortbestimmung der Einhaltung der Pflichten, sei es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder als Momentaufnahme (Compliance Prüfung und Compliance Check), oder aus dem laufenden Betrieb heraus (Audits).

Systemische Rechtsinformation

Zusätzlich ist für die Aufrechterhaltung des Compliance Systems erforderlich, dass jeder Betrieb stets am aktuellen Stand der Gesetzgebung ist. Wir informieren Sie regelmäßig über für Ihr Unternehmen relevante Rechtsänderungen im Rahmen unseres Angebots Systematisches Rechtsmanagement. Ständig sich ändernde oder neue Gesetze, Verordnungen oder Auflagen benötigen vollste Aufmerksamkeit der zuständigen Person im Unternehmen. Die Systemische Rechtsinformation ist das persönliche und individuelle Serviceangebot für unsere Kunden. Ein erfahrenes Juristenteam informiert frühzeitig über kommende Rechtsänderungen in den zutreffenden Rechtsgebieten, die ConPlusUltra TechnikerInnen leiten Empfehlungen für notwendige Handlungen ab.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen mit dem Rechtskurier ein regelmäßiges Service über Rechtsänderungen

Schulungen, Workshops und Audits

In einem funktionierenden Compliance Management System tauchen immer neue Fragen auf, nicht alle können per Telefon, Mail oder Datenbank er- und geklärt werden. Mit Compliance Schulungen und Workshops für die Verantwortlichen Personen im Unternehmen werden die wichtigsten Änderungen, Pflichten, Handlungsempfehlungen direkt vor Ort besprochen und gemeinsam festgelegt.
Mit einem abschließenden Audit von ConPlusUltra JuristInnen und TechnikerInnen kann objektiv extern geprüft werden, ob alle Pflichten erfüllt sind.

Compliance was ist das?  – Der Begriff Compliance näher erklärt

Nachfolgende Erklärungen beruhen auf einem ConPlusUltra Artikel,  erschienen in leicht veränderter Form in der der Zeitschrift Q1 Ausgabe 1/2018.

Compliance – ein Begriff der uns tagtäglich beschäftigt. Doch was meint man eigentlich damit? Unter dem Begriff Compliance versteht man allgemein Rechtskonformität bzw. Regeltreue. Es ist also die Umschreibung für die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien, Bescheiden, aber auch konzernrechtlichen Vorschriften in Unternehmen.

Legal Compliance und Umweltrecht

Diese Erläuterung beschäftigt sich mit Legal Compliance, der Rechtskonformität im Umweltrecht im Verwaltungs- und Strafrecht. Umweltrecht ist eine Querschnittsmaterie. Es gibt in Österreich kein Umweltschutzgesetz (Originalzitat) (vgl., „Handbuch Umweltrecht“ Raschauer/Wessely 2006, Abschnitt 1/B.)
Vielmehr finden sich in den verschiedensten Gesetzen und Verordnungen Regelungen, die auf den Schutz der Umwelt abzielen. So finden sich Regelungen im Forstgesetz und im Wasserrechtsgesetz, aber unter anderem wird man auch in der Gewerbeordnung oder im Strafgesetzbuch fündig (Vgl. z.B. § 17 ForstG, § 30 WRG, § 74 GewO, § 180 StGB). Es gibt zwar einen Kodex Umweltrecht (KODEX Umweltrecht 2017/18, 48. Auflage, Verlag Lexis Nexis), jedoch wurden die darin enthaltenen Gesetze und Verordnungen vom Herausgeber ausgewählt und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

3 Gesetzgeber – 3 Regelungen

Wie schafft man es, als Unternehmen in diesem Regelungsmeer nicht zu versinken? Es sind mehrere Schritte notwendig, um diese Aufgabe zu meistern: Zuerst gilt es aus dem unzähligen Bestand aus Gesetzen und Verordnungen jene zu finden, die auf das Unternehmen anwendbar sind. (Siehe auch Rechtsregister Gesetze) Dabei darf man die unterschiedlichen gesetzgeberischen Kompetenzen nicht außer Acht lassen. Die Europäischen Union, der Bund sowie die Länder können umweltrechtliche Regelungen erlassen. Lassen Sie mich diese Thematik anhand eines Beispiels veranschaulichen: Regelungen betreffend Klimaanlagen finden Sie in mehreren Gesetzen: Zunächst gibt es die Kälteanlagenverordnung, eine Verordnung des Bundes. Doch auch das Land beschäftigt sich in der niederösterreichischen Bautechnikverordnung mit Klimaanlagen und die EU in der Verordnung über fluorierte Treibhausgase.

1 Betrieb – zahlreiche Pflichten

Leider ist mit dem Auffinden der relevanten Rechtsquellen erst der Anfang getan. Nun gilt es herauszufiltern, welche Pflichten sich aus jedem einzelnen Gesetz (oder Verordnung) für den Betrieb ergeben. Kehren wir zu unserem Beispiel mit der Klimaanlage zurück: Unter anderem müssen nach §§ 22 und 23 KAV Klimaanlagen zumindest jährlich geprüft werden und diese Prüfung muss in einem Prüfbuch dokumentiert werden. Aber auch in der niederösterreichische Bautechnikverordnung wird man in § 31 fündig: Klimaanlagen mit einer Nennleistung von mehr als 12 kW sind mindestens alle 5 Jahre zu überprüfen. Muss nun ein niederösterreichisches Unternehmen die Klimaanlage doch nur alle 5 Jahre überprüfen? Und wie schaut es mit dem Prüfbuch aus? Reicht der Vermerk, dass die Prüfung nach der KAV erfolgt ist aus oder ist auch auf die NÖ BautechnikVO Bezug zu nehmen? Aber es ist noch nicht vorbei: Die EU sieht in der Verordnung über fluorierte Treibhausgase in Art. 4 und 6 vor, dass Betreiber von Kälteanlagen, welche fluorierte Treibhausgase enthalten, diese Anlagen prüfen und darüber Aufzeichnungen führen müssen. Nun wissen Sie also mit Sicherheit, dass Sie regelmäßig alle Klimaanlagen überprüfen und darüber Aufzeichnungen führen müssen.

Doch wie setzen Sie das am besten um und was passiert, wenn Sie die dieser Prüf- und Dokumentationspflicht gar nicht oder nur unvollständig nachkommen?

Compliance und Verwaltungsstrafrecht

§ 37 Abs. 1 Z. 9, Abs. 2 NÖ Bauordnung sieht für diesen Fall vor, dass von der Behörde eine Geldstrafe bis zu 5.000 € verhängt werden kann, im Fall der Uneinbringlichkeit eine Ersatzfreiheitsstrafe bis zu einer Woche. Auch die Gewerbeordnung spart nicht mit Strafbestimmungen: § 28 KAV iVm § 368 GewO sieht vor, dass Sie bei Pflichtverletzung mit einer Geldstrafe bis zu 1090 € zu bestrafen sind. Und wie es so schön im Volksmund heißt: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Schließlich regelt § 5 VStG, dass zur Strafbarkeit bereits fahrlässiges Verhalten genügt, sofern nichts anderes bestimmt ist.

Bescheide und Compliance

Durch die Existenz unzähliger Bescheide wird die Erfassung der auf ein Unternehmen zutreffender Pflichten auch nicht leichter. Hat man einmal (vermutlich) alle Dokumente aufgestöbert, so gilt es diese zu sortieren und etwaige Pflichten in Auflagen zu prüfen. Hier kann ein Bescheidablagesystem helfen. Vorsicht: Ein Bescheid kann strenger als das Gesetz sein!

Eigenverantwortung des Betriebsinhabers

Spätestens alle 5 Jahre im Rahmen der § 82b GewO Prüfung werden Sie dankbar sein, wenn sie alle ihre Pflichten kennen und nachweisen können, dass sie diese einhalten. Übrigens: Die § 82b-Überprüfung liegt in der Eigenverantwortung des Betriebes, die Behörde wird Sie also nicht alle 5 Jahre daran erinnern! Im Zuge dieser Prüfung müssen Sie nachweisen, dass Sie den Genehmigungsbescheid (Stichwort Einreichunterlagen!) samt allfällige Änderungsbescheide sowie sonstige gewerberechtliche Vorschriften einhalten. Es findet ein Vergleich zwischen Genehmigungskonsens und Realität statt. Wenn Sie diese Prüfung entweder gar nicht, unvollständig oder mit unrichtigen Angaben erstellen, so droht wieder eine Geldstrafe nach § 367 Abs. 1 Z. 25a GewO bis 2.180 €.

Auch mit der Novellierung des § 81 GewO folgte der Gesetzgeber dem Trend, dem Betriebsinhaber die Verantwortung für die Einhaltung von Gesetzen zu übertragen. Nach § 82 Abs. 2 Z. 5 GewO ist nunmehr der Austausch gleichartiger Maschinen nicht nur bewilligungsfrei, sondern muss auch nicht mehr angezeigt werden. Doch wer beurteilt die Gleichartigkeit beim Austausch einer Maschine? Nun, diese Frage ist leicht zu beantworten: Der Betriebsanlageninhaber! Schließlich muss dieser entscheiden, ob es sich um eine gleichartige Maschine oder um eine genehmigungspflichtige Änderung nach § 81 Abs. 1 GewO handelt und somit eine Anzeige oder die Einleitung eines Genehmigungsverfahrens erforderlich ist oder nicht. Sollte es zu einem Arbeitsunfall kommen und die Behörde merkt im Zuge ihrer Prüfung, dass die Maschine nicht genehmigt wurde, so schaut es leider gar nicht gut für Sie aus. Die Behörde kann nun im Nachhinein feststellen, dass es sich keineswegs um einen gleichartigen Austausch handelte und somit die Strafbestimmung nach § 366 Abs. 1 Z 3 GewO erfüllt ist, die im schlimmsten Fall zur Betriebsschließung gem. § 360 Abs. 1 GewO führen kann.

Wie bleibe ich up to date?

Gesetze sind dynamisch, sie werden novelliert, aufgehoben oder neue Bestimmungen treten in Kraft. Hat man alle einzuhaltenden Pflichten eines Betriebes gefunden, so darf man sich also nicht entspannt zurücklehnen. Vielmehr muss man diese Pflichten pflegen, also Alte streichen, Neue aufnehmen und Geänderte anpassen. Umfassende Recherchen im EU-, Landes-, und Bundesrecht sind nötig, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Was man auch nicht vergessen darf: Unternehmen wachsen, entwickeln sich weiter. Anders gesagt: Nur weil Sie vor 2 Jahren noch nicht wussten, was Flüssiggas ist, können Sie trotzdem heute schon ein Flüssiggaslager haben.

Totes Recht?

Kommen wir von der Klimaanlage nun zur Heizung: Müssen Sie Emissionen messen und darüber Aufzeichnungen führen, z.B. aufgrund einer Feuerungsanlage? In diesem Fall sind Sie zusätzlich nach § 13 Abs. 1 Umweltinformationsgesetz verpflichtet diese Aufzeichnungen an einer leicht zugänglichen Stelle bekannt zu machen, beispielsweise beim Portier. Kommen Sie dieser Pflicht zur Bekanntmachung von Emissionsdaten nicht nach, so sind wir wieder im Verwaltungsstrafrecht. Sie können von der Behörde mit bis zu 3.630 €, im Wiederholungsfall mit bis zu 7.270 € bestraft werden. Natürlich wird die Statistik bestätigen, dass diese Strafbestimmungen in der Praxis nur geringe Bedeutung hat. Aber: Wie soll man eine Bestimmung einhalten, wenn man sie gar nicht kennt? Und: Nur weil die Behörde bisher ein Auge zugedrückt hat heißt nicht, dass sie es auch in Zukunft tut. Außerdem: Wenn Sie schon diese leicht einzuhaltende Bestimmung ignorieren, wie soll dann ein Legal-Compliance-System wirksam sein?

Dokumentation und Pflichtenbewertung

Die Kür ist es nun die Pflichten zu bewerten und deren Einhaltung stetig zu dokumentieren. Schließlich gibt es unzählige Vorschriften, die sie zur Dokumentation verpflichten. Delegieren von Aufträgen heißt Zuständigkeiten verteilen und Verpflichtungen terminieren! Ob sie das auf Papier oder mit Hilfe eines Softwaremanagementsystems machen, ist grundsätzlich egal. Wichtig ist nur, dass Sie alle relevanten Pflichten und Dokumente parat haben und diese aktuell halten, andernfalls sind sie mit einem Fuß schnell im Verwaltungsstrafrecht. Ein effizientes Softwaremanagementsystem hat zahlreiche Vorteile, diese finden Sie unter Compliance Management Software.

Partner

SCHIG mbH – Schieneninfrastruktur-Dienstleistungsgesellschaft mbH

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